Désencombrement collectif!?

Connaissez-vous le désencombrement? Le « decluttering » en bon français. C’est un concept dont on entend de plus en plus parler. Il est généralement question de l’encombrement de nos espaces de vie, à la maison ou au bureau. L’idée maîtresse est d’être plus clairvoyant par rapport à nos habitudes d’accumulation pour se recentrer sur l’essentiel et choisir ce qui a une réelle valeur pour nous.

Quel lien avec l’action collective?

Quand j’accompagne des démarches collectives[1], je dois parfois plonger dans leur documentation. On m’envoie des rapports d’évaluation, des plans d’action, des procès-verbaux de rencontres régulières ou de journées spéciales, des documents signifiants réalisés à différents moments, des portraits, des exercices de vision et de valeurs, etc. Wow! Chaque fois, je m’émerveille devant la richesse de tout ce que les partenaires ont réalisé ensemble.

Je constate par ailleurs qu’on se sert peu de toute cette richesse parce que c’est beaucoup trop volumineux. C’est lourd! À juste raison, les partenaires n’arrivent pas à s’y retrouver dans ces centaines de pages. Au lieu de donner de la clarté, toutes ces informations accumulées au fil des ans forment un tout plutôt indigeste. La surabondance d’information empêche même de distinguer les informations pertinentes de celles sans grande valeur.

Que faire? Eh bien, c’est en discutant de désencombrement avec une amie que j’ai eu un moment d’épiphanie. J’ai vu un parallèle intéressant entre l’encombrement des espaces de vie et l’encombrement de nos espaces collectifs.

Le désencombrement des espaces de vie

Ce que je comprends du désencombrement des espaces de vie, n’étant pas spécialiste, c’est qu’il s’agit d’un processus qui vise à alléger la charge mentale et se recentrer sur ce qui est le plus fondamental pour nous. Je résume ici le processus à sa plus simple expression.

Premièrement, on regarde tout ce qu’on a accumulé au fil de temps, on fait des constats et on fait des choix. On garde l’essentiel, ce qui nous est utile ou nous tient à cœur, et on se débarrasse (en lui donnant une deuxième vie) du reste!

• Penser à ce pantalon une taille trop petite, au vieil ordinateur qui ne marche plus et sa quincaillerie de fils et à la raquette de tennis qui n’a pas servi depuis 10 ans.

Ensuite, on organise ce que nous avons choisi de conserver. On mise sur une organisation fonctionnelle et raisonnée, pour mettre en valeur et rendre facilement accessible les choses importantes.

• On s’arrange pour que les ustensiles de cuisine qu’on souhaite garder soient bien rangés et accessibles au moment où on en a besoin.

Finalement, on change nos habitudes de consommation. On s’intéresse à ce qui entre chez nous et on réduit l’accumulation à la source.

• On commence à refuser les cadeaux inutiles, à refréner nos instincts de conserver le vieux sac de golf de grand-papa (au cas où!) et à ne pas courir les soldes.

Le désencombrement collectif… quels parallèles?

Je ne pousserai pas l’analogie trop loin. Je ne crois pas qu’il faille balancer au recyclage nos rapports d’évaluation, nos portraits ou nos exercices de valeurs et vision. Par contre, parfois on conserve les choses pour justifier le temps et l’effort qu’on a mis pour les créer.

J’invite donc à une réflexion sur les informations les plus importantes dont on dispose et sur le format dans lequel on souhaite les conserver pour les mettre en valeur et s’en servir facilement.

• À Communagir, nous avons développé différents angles pour parler de ce qu’on fait au fil du temps. Plusieurs documents importants ont marqué l’évolution de notre organisation. L’an dernier, dans un moment exigeant  plus de clarté, nous avons fait des choix et entrepris de rassembler les morceaux essentiels dans un cadre de référence. Nous sommes même parvenus à représenter le tout sur un «napperon» d’une page. Cet outil nous est d’une grande utilité aujourd’hui.

J’invite également à réfléchir à la production d’information et à son accumulation.

• Utilise-t-on vraiment les procès-verbaux de type verbatim? Si oui, on continue d’en produire. Sinon, on trouve un moyen plus léger.

Comment s’inspirer de l’esprit et des principes du désencombrement dans réalité de nos démarches collectives?

Je n’ai pas de solution toute prête. À chacun de tracer son chemin.

Retenons simplement qu’un exercice de désencombrement est l’occasion de faire des choix sur ce qui est fondamental et de se libérer de certaines attaches qui ne sont plus nécessaires aujourd’hui. Qu’aimerait-on avoir devant soi avant d’amorcer une nouvelle étape? Idéalement, on serait bien servi par une petite quantité d’information super pertinente et structurée pour qu’on puisse aisément s’y appuyer pour bâtir notre action.

Antoine de Saint-Exupéry disait : « La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y a plus rien à retirer. »

Alors, le désencombrement collectif, ça vous dit?

[1] Par démarche collective, je parle d’un contexte où des partenaires de provenances et d’horizons différents sont appelés à travailler ensemble, avec des modes de fonctionnement qui leur sont propres.